Introducere

Noi („Documatik”, „nouă” sau „al nostru”) suntem ferm angajați în protejarea datelor cu caracter personal. Această notă de informare descrie motivele și modul în care colectăm și utilizăm datele cu caracter personal și oferă informații referitoare la drepturile individuale.

Datele cu caracter personal reprezintă toate informațiile referitoare la persoanele în viață identificate sau care pot fi identificate. Documatik prelucrează datele cu caracter personal în diferite scopuri.

Securitatea

Securitatea tuturor datelor pe care le deținem este un aspect foarte important. Procedăm conform standardelor internaționale de securitate recunoscute. Avem un cadru de politici referitor la protecția datelor cu caracter personal, confidențialitate și securitate și verificăm periodic caracterul adecvat al acestor politici.

Activitățile noastre de prelucrare

Documatik nu prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor de contact (clienți Documatik existenți sau potențiali și/sau persoane asociate acestora). Politica noastră este de a colecta numai datele cu caracter personal necesare scopurilor precizate și solicităm clienților și furnizorilor noștri să comunice datele cu caracter personal numai dacă acest lucru este imperativ necesar acestor scopuri.

Vizitatorii site-ului nostru dețin, în general, controlul asupra datelor cu caracter personal pe care ni le-au transmis. Putem înregistra automat date limitate cu caracter personal prin intermediul utilizării cookie-urilor din site-ul nostru.

Primim date cu caracter personal, cum ar fi numele, adresa companiei, adresa e-mail și numere de telefon de la vizitatorii site-ului; de exemplu, atunci când un vizitator se abonează pentru a contactat de echnoastră.

Vizitatorii pot de asemenea să ne trimită un e-mail prin intermediul site-ului. Mesajele lor conțin pseudonimul utilizatorului și adresa de e-mail, precum și informațiile suplimentare pe care utilizatorul dorește să le includă în mesaj.

Vă rugăm să nu ne transmiteți informații sensibile (cum ar fi rasa sau originea etnică; opiniile politice; convingerile religioase sau filosofice; afilierea sindicală; sănătatea fizică sau mentală; datele genetice; datele biometrice; viața sau orientarea sexuală; și cazierul judiciar) când utilizați site-ul nostru; dacă, din orice motiv, doriți să ne furnizați informații sensibile, acest lucru reprezintă consimțământul dvs. explicit pentru ca noi să colectăm și să utilizăm aceste informații în modurile descrise în această notă de informare sau descrise în momentul în care decideți să divulgați aceste informații.

Cookies

Utilizăm fișiere text mici denumite „cookies” localizate în unitățile dvs. hard disk pentru a ajuta la personalizarea și îmbogățirea experienței dvs. de navigare prin afișarea conținutului cel mai relevant și de interes pentru dvs. Utilizarea cookie-urilor este o procedură standard de operare pentru majoritatea site-urilor. Totuși, dacă nu sunteți de acord cu utilizarea cookie-urilor, majoritatea motoarelor de căutare permit oprirea acestora de către utilizatori. Pentru a vă înregistra pe site-ul nostru, trebuie să acceptați cookie-urile. Dacă dezactivați cookie-urile, anumite funcții ale site-ului vor fi afectate. După ce încheiați vizita pe site-ul nostru, puteți oricând să ștergeți cookie-urile din sistemul dvs., dacă doriți.

Utilizarea datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal referitoare la contactele comerciale pot fi vizibile și folosite de utilizatorii Documatik pentru a afla mai multe informații despre un cont, client sau oportunitate de care sunt interesați, și pot fi folosite în următoarele scopuri:

Furnizarea serviciilor profesionale de suport și livrabile

Administrarea, gestionarea și dezvoltarea afacerilor și produselor noastre (prin identificarea nevoilor clienților și îmbunătățirea calității serviciilor)

Gestionarea relației noastre cu clienții și furnizorii;

Gestionarea și utilizarea sistemelor IT, inclusiv a site-ului nostru;

Găzduirea sau facilitarea găzduirii evenimentelor;

Oferirea către persoanele de contact a informațiilor despre noi și gama noastră de produse și servicii

Punerea la dispoziție a datelor cu caracter personal către angajații Documatik în scopul prestării serviciilor și oferirii de noi produse și servicii

Identificarea clienților cu nevoi similare

Realizarea statisticilor cum ar fi evoluția pieței, statutul relațiilor sau oportunitățile de vânzări.

Recepționarea produselor și serviciilor de la furnizorii noștri

Înregistrarea vizitatorilor în anumite zone ale site-ului;

Abonarea vizitatorilor pentru primirea noutăților;

Solicitarea vizitatorilor de informații suplimentare;

Distribuirea materialelor de referință solicitate;

Recepționarea de curriculum vitae;

Monitorizarea și asigurarea respectării termenilor și condițiilor de utilizare a site-ului nostru;

Administrarea și gestionarea platformei noastre, inclusiv confirmarea și autentificarea identității și prevenirea accesului neautorizat la zonele restricționate, la conținutul premium sau la alte servicii destinate doar anumitor utilizatori înregistrați.

Site-ul nostru nu colectează sau compilează date cu caracter personal în scopul distribuirii sau vânzării către terți externi în scopuri de marketing adresat consumatorilor individuali și nu găzduiesc mesaje în numele terților.

Securitatea, activități de management al calității și riscurilor

Avem măsuri de securitate în vigoare pentru protejarea informațiilor noastre și ale clienților (inclusiv datele cu caracter personal), care implică detectarea, investigarea și rezolvarea amenințărilor la adresa securității. Datele cu caracter personal pot fi prelucrate ca parte a procesului nostru de monitorizare a securității; de exemplu, scanarea automatizată pentru identificarea mesajelor electronice periculoase.

Monitorizăm calitativ serviciile furnizate clienților, proces care poate implica prelucrarea datelor cu caracter personal stocate în fișierul pentru respectivul client. Avem politici și proceduri în vigoare pentru monitorizarea calității serviciilor noastre și pentru gestionarea riscurilor aferente contractelor cu clienții. Colectăm și păstrăm datele cu caracter personal ca parte a procedurilor de acceptare a clienților și de executare a contractelor.

Respectarea cerințelor impuse de lege și reglementări

La fel ca orice furnizor de servicii profesionale, suntem supuși obligațiilor legale, de reglementare și profesionale. Trebuie să păstrăm anumite evidențe pentru a demonstra că serviciile noastre sunt furnizate în conformitate cu acele obligații, iar aceste evidențe pot conține date cu caracter personal.

Temeiul legal pentru prelucrare

Prelucrăm datele cu caracter personal ale contactelor noastre comerciale și ale persoanelor asociate cu clienții noștri corporativi pe baza intereselor noastre legitime de afaceri sau a consimțământului, dacă persoanei vizate i s-a solicitat să-și exprime consimțământul. Suntem interesați de comercializarea serviciilor noastre sau de furnizarea comunicărilor pe care le considerăm de interes pentru destinatari.

În situația în care avem o obligație legală care impune prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi îndeplinirea obligațiilor fiscale sau dovedirea sau documentarea serviciilor profesionale furnizate, prelucrarea datelor cu caracter personal a persoanelor asociate cu clienții noștri corporativi se bazează pe obligația legală (temei legal).

Dacă prelucrarea datelor cu caracter personal menționate în această secțiune este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte, așa cum este cazul, de exemplu, când operațiunile de prelucrare sunt necesare destinatarului serviciului, prelucrarea se bazează pe temeiul legal contractual. Dacă prelucrarea datelor este necesară pentru respectarea unei obligații legale cum ar fi îndeplinirea obligațiilor fiscale sau necesitatea de a dovedi și documenta serviciile profesionale primite, procesarea se va baza pe temeiul legal. Dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate în celelalte scopuri menționate mai sus, ne bazăm pe interesul legitim (cum ar fi recepționarea serviciilor, furnizarea serviciilor, administrarea, gestionarea și dezvoltarea afacerii, securitatea, activitățile de gestionare a calității și a riscurilor) sau pe consimțământ, în cazul în care solicităm consimțământul persoanei vizate.

Când prelucrăm informațiile cu caracter personal pentru interesele noastre legitime, ne asigurăm că luăm în considerare și cântărim impactul potențial asupra persoanei vizate (pozitiv și negativ), precum și drepturile acestei persoane conform legislației de protecție a datelor cu caracter personal. Interesele noastre legitime de afaceri nu prevalează automat în raport cu interesele persoanelor vizate – nu vom prelucra datele cu caracter personal în cazul în care impactul asupra persoanei vizate prevalează asupra intereselor noastre (decât dacă avem consimțământul sau ni se solicită altfel sau ni se permite prin lege).

Retenția datelor

Datele cu caracter personal vor fi păstrate la Documatik atât timp cât este necesar scopurilor stabilite mai sus (de exemplu, atât timp cât avem o relație sau trebuie să deținem o evidență a relației cu o persoană de contact comercial).

Păstrăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară scopului în care au fost colectate (inclusiv conform cerințelor legislației sau reglementărilor aplicabile).

În absența cerințelor legale, de reglementare sau contractuale specifice, perioada noastră standard de păstrare a evidențelor și a altor documente justificative create pentru furnizarea serviciilor nu depășește 10 ani.

Datele cu caracter personal pot fi păstrate perioade de timp mai lungi dacă sunt necesare perioade extinse de păstrare conform legii sau reglementărilor și în scopul constatării, exercitării sau apărării drepturilor noastre în instanță.

Vom păstra datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-urilor noastre atât timp cât va fi necesar (de exemplu, atât timp cât avem o relație cu persoana relevantă).

Drepturile individuale și modul de exercitare ale acestora

Persoanele au anumite drepturi asupra datelor lor cu caracter personal iar operatorii de date sunt responsabili cu respectarea acestor drepturi. Dacă hotărâm modul și motivele prelucrării datelor cu caracter personal, suntem operator de date și includem în cele ce urmează informații suplimentare despre drepturile individuale și modul de exercitare a acestora.

Accesul la datele cu caracter personal

Aveți drept de acces la datele cu caracter personal deținute de noi în calitate de operator de date. Acest drept poate fi exercitat prin transmiterea unui e-mail la office@documatik.com.

Modificări ale datelor cu caracter personal

Pentru a actualiza datele cu caracter personal pe care ni le-ați transmis, ne puteți trimite un e-mail la office@documatik.com.

Dacă este posibil din punct de vedere practic, în momentul în care suntem informați că datele cu caracter personal prelucrate de noi nu mai sunt de actualitate, vom face corectări (dacă este cazul) pe baza informațiilor actualizate.

Retragerea consimțământului

Atunci când prelucrăm date cu caracter personal pe bază de consimțământ, persoanele au oricând dreptul de a-și retrage consimțământul. În general, nu prelucrăm date cu caracter personal pe bază de consimțământ (deoarece ne bazăm, de obicei, pe alt temei legal). Pentru a retrage consimțământul cu privire la prelucrarea de către noi a datelor dvs. cu caracter personal, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la office@documatik.com sau, pentru a nu mai primi mesaje e-mail de la o listă de marketing Documatik, vă rugăm să dați click pe linkul de dezabonare din e-mailul relevant primit din partea noastră.

Dreptul de a restricționa sau de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal

Aveți oricând dreptul de a restricționa sau de a obiecta la prelucrarea informațiilor dvs. cu caracter personal, din motive justificate legate de situația dvs. specifică, cu excepția cazului când procesarea este solicitată prin lege.

Într-o astfel de situație, vom înceta să prelucrăm sau vom restricționa prelucrarea datelor cu caracter personal, cu excepția cazului în care avem motive legitime și imperioase pentru prelucrarea sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.

Alte drepturi ale persoanelor vizate

Scopul acestei note de informare este de a furniza informații referitor la datele dvs. cu caracter personal pe care le colectăm și modul în care le utilizăm. Ca și în cazul drepturilor de acces, de modificare și restricționare sau de obiecții la prelucrare menționate mai sus, persoanele au și alte drepturi cu privire la datele cu caracter personal pe care le deținem, cum ar fi dreptul de ștergere/eliminare și dreptul de portabilitate a datelor.

Dacă doriți să vă exercitați oricare din aceste drepturi, vă rugăm să trimiteți un e-mail la office@documatik.com.

Reclamații

Sperăm să nu aveți nevoie niciodată, dar dacă doriți să faceți o reclamație cu privire la modul în care utilizăm datele dvs. cu caracter personal, vă rugăm să trimiteți un e-mail cu detaliile reclamației la office@documatik.com. Vom analiza și vom răspunde oricărei reclamații primite.

Aveți de asemenea dreptul de a depune o reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România. Pentru informații suplimentare, vă rugăm să consultați http://www.dataprotection.ro.